Avdelningens utvecklingsverktyg

https://link.webropol.com/s/osastotyokalu

Fotograf på olika avdelningar.pdf

Vad är avdelningens utvecklingsverktyg?

• Avdelningens utvecklingsverktyg fungerar som ett verktyg för avdelningen för att stödja avdelningen i att utveckla sin verksamhet.
• Utvecklingsverktyget består av två delar; självutvärderingsformuläret och utvecklingsplanen.
• Utvecklingsplanen fungerar som grund för avdelningens verksamhetsplan. Verksamhetsplanen bör uppdateras årligen.
• Självutvärderingsformuläret fylls i tillsammans med avdelningens frivilliga genom diskussion och utvärdering av avdelningens verksamhet samt gemensamma utvecklingsönskemål.
• Alla avdelningar genomför en självutvärdering och en utvecklingsplan minst en gång under ordinarie stämmaperioden 2024–2026.
• I självutvärderingen har verksamhetsstrategins 2024–2026 mål beaktats.

Varför används verktyget?

• Självutvärderingen och utvecklingsplanen skapar en gemensam förståelse för avdelningens läge och hjälper till att planera verksamheten.
• Självutvärderingen och utvecklingsplanen fungerar som utmärkta verktyg när man regelbundet återkommer till resultaten (t.ex. årligen under verksamhetsplaneringen). Vid uppföljningsmöten kontrolleras framstegen och nästa utvecklingsåtgärder avtalas.
• Med hjälp av den insamlade informationen kan distriktet erbjuda effektivt och riktat stöd till alla sina avdelningar.
• Den insamlade informationen används också nationellt i utvecklingen av frivillig- och avdelningsverksamheten.

Hur används verktyget?

• Självutvärderingstillställningen kan ledas av en distriktsanställd (t.ex. avdelningens egen fadder), en frivilligutbildare eller avdelningens aktiva aktörer själva.
• Ledaren för självutvärderingstillställningen kommer i god tid överens med avdelningen om tidpunkten för tillställningen, och avdelningen bjuder in frivilliga från avdelningens olika verksamhetsgrupper samt styrelsens medlemmar.
• Det är viktigt att få en heltäckande helhetsbild av avdelningens läge. Av den anledningen är det bra att så många som möjligt av avdelningens aktiva aktörer är närvarande.
• Det är viktigt att se till att utvecklingsåtgärderna (för vilka distriktets stöd eventuellt behövs) avtalas gemensamt.
• Rekommendationen är att det finns minst fem deltagare från avdelningen på plats. Ju fler deltagare som är närvarande, desto mer framhävs tillställningsledarens roll som möjliggörare och handledare för diskussionen.
• Deltagarnas syn på avdelningens läge kan skilja sig åt. Därför är det bra att ge deltagarna möjlighet att i lugn och ro diskutera och nå en gemensam förståelse för avdelningens läge.
• Den uppskattade tidsåtgången för att genomföra avdelningens självutvärdering och upprätta utvecklingsplanen är ungefär två timmar.

Vad utvärderas?

• Avdelningen utvärderar sin verksamhet med hjälp av fyra olika teman:

1. Grundläggande funktioner och stadgeenliga angelägenheter som stöder hjälpberedskapen
2. Hjälpberedskap
3. Nätverksverksamhet
4. Avdelningens verksamhet som helhet

• För varje tema utvärderar avdelningen sin verksamhet utifrån kategori A–E. Kategorierna baserar sig på en femgradig avdelningsindelning.
• Utvecklingsverktyget och avdelningskategorierna A–E värderar inte eller rangordnar avdelningarna.
• Avdelningarna verkar alltid utifrån områdets behov och resurser. Indelningen ger avdelningarna, distrikten och centralbyrån en god bild av avdelningarnas hjälpberedskap och utvecklingsbehov.
• I självutvärderingen utvärderas avdelningens verksamhet, inte enskilda personers verksamhet.

Anvisningar för tillställningsledaren

Ifyllning av självutvärderingsformuläret

Avdelningens självutvärderingstillställning kan ledas på många sätt. Nedan finns några exempel för att stödja tillställningsledaren.

• Målet är att ge möjlighet att lyfta fram olika åsikter och på ett konstruktivt sätt leda diskussionen mot ett gemensamt resultat.
• Tillställningsledaren eller en annan ansvarig person bör dokumentera svaren skriftligen under tillställningen.
• Diskussionen förs med respekt och lyhördhet gentemot varandra.
  Tillställningsledaren ska se till att alla deltagare har möjlighet att uttrycka sin åsikt och att principerna för tryggare rum följs.
• Tillställningsledaren kan i förväg skriva ut självutvärderingsformulären till alla deltagare för att stödja diskussionen. Formulären finns på den här sidan.
• De fyra temana kan också skrivas ut på separata papper och sättas upp synligt på väggarna för att stödja diskussionen; deltagarna kan t.ex. uttrycka sina åsikter om utvärderingen med post-it-lappar direkt på utskrifterna.
• A–E-korten kan delas ut till deltagarna för eventuella omröstningssituationer.
• Tillställningsledaren dokumenterar den förda diskussionen och stöder avdelningen i att upprätta en realistisk utvecklingsplan.
• I slutet av tillställningen sammanfattar ledaren de viktigaste punkterna i diskussionen för alla fyra kategorier samt de överenskomna åtgärderna och de ansvariga personerna för genomförandet av dem.
• Tillställningsledaren eller en annan överenskommen ansvarig person registrerar avdelningens självutvärderingsresultat och utvecklingsplaner. I det automatiska svarsmeddelandet finns en sammanfattning av självutvärderingen och utvecklingsplanen, och det fungerar som grund för avdelningens verksamhetsplan.
• Självutvärderingsformulären.pdf