Frivilliga och kunder kan delas in i grupper för att underlätta förmedlingsarbetet. Grupper kan skapas utifrån till exempel uppdrag, utbildning eller särskild kompetens. Till grupperna kan man koppla både frivilliga och kunder, vilket gör det lättare att hitta lämpliga personer vid olika behov. I gruppinformationen är det bra att också anteckna viktig praktisk information, såsom mötestider och mötesplatser.

Det lönar sig att föra in befintliga grupper i systemet så att informationen om dem är tillgänglig för alla förmedlare. På så sätt kan även andra förmedlare hänvisa kunder till lämpliga grupper när det inte finns möjlighet att erbjuda en individuell vänkontakt. Grupperna kan då fungera som ett alternativt sätt att få stöd och delta i verksamheten.

1. Klicka på rubriken Vängrupper som har en blå bakgrund.

2. Skapa en grupp genom att välja ”Lägg till en ny vängrupp” och fyll i uppgifterna. Gruppens namn kan till exempel vara ”Promenadvänner vid servicehuset i Helsingfors”.

3. Gå till fliken ”Frivilliga” och sök fram de frivillig som ska kopplas till gruppen.

4. Klicka på ”Lägg till frivilligvän till en vängrupp”, så visas alla grupper som hör till förmedlingen.

5. Klicka på ”Bli medlem” vid den grupp som du vill koppla frivillig till.

OBS! Du kan även koppla vänkunder till gruppen, i det här exemplet servicehusets boende som promenadvännerna besöker.

Under fliken ”Vängrupper” visas alla skapade grupper. Antalet frivilliga och kunder som har kopplats till grupperna visas också i siffror. Genom att klicka på gruppens namn kan du redigera gruppens uppgifter.

Under fliken ”Frivilliga” visas de grupper som frivillig har kopplats till på höger sida om frivilligas namn.

Personer som är kopplade till en grupp inkluderas automatiskt i statistiken.

Om gruppen innehåller personer som inte har en profil i vänförmedlingssystemet (till exempel boende på ett servicehus), kan de inte läggas till individuellt i gruppen. Du kan då ange deras antal i fältet ”Oregistrerade kunder”. På så sätt inkluderas även de i statistiken.

Om du använder gruppfunktionen för att gruppera frivilliga utifrån kompetens eller särskilda färdigheter och inte vill att gruppmedlemmarna ska synas i statistiken, avmarkera alternativet ”Inkludera inte i statistiken”.