Röda Korset förnyas – information för frivilliga
Avdelningarnas verksamhetsplanering 2027 – Så här går planeringen till
Alla Röda Korsets avdelningar ska utarbeta en verksamhetsplan för år 2027. Avdelningens styrelse ansvarar för att bereda verksamhetsplanen och budgeten samt lägga fram dem för höstmötets godkännande. Höstmötet ska hållas och planen godkännas senast i slutet av november.
I avdelningens verksamhetsplan genomförs den verksamhetsstrategi som godkänts av Röda Korsets stämma samt de tyngdpunkter och resultatmål som organisationens styrelse har fastställt. Dessutom ska lokala hjälpbehov och avdelningens resurser beaktas. Avdelningens verksamhetsplan och budget utarbetas enligt organisationens styrelses anvisningar.
Verksamhetsstrategin anger den gemensamma riktningen för hela organisationen för åren 2027–2029. De tyngdpunkter och resultatmål som styrelsen fastställt preciserar vilka förändringar som eftersträvas under verksamhetsstrategiperioden. Avdelningarnas uppgift är att planera sin verksamhet så att den bidrar till att uppnå dessa mål på den egna orten.
Målet med verksamhetsstrategin är att stärka avdelningarnas förmåga att förnya sig och rikta sin verksamhet enligt förändrade hjälpbehov. I planeringen granskas, utöver verksamheten, även verksamhetssätt, samarbete, ledarskap och användningen av resurser.
Inled avdelningens verksamhetsplanering genom att bekanta er med verksamhetsstrategin, tyngdpunkterna och resultatmålen. Granska dem som en gemensam helhet. Använd tyngdpunkterna och resultatmålen som sådana som utgångspunkt för planeringen utan att formulera om dem.
Tyngdpunkter och delmål
Tyngdpunkt 1: Inriktning av verksamheten utgående från hjälpbehoven
Tyngdpunktens kärna:
Vi inriktar verksamheten och resurserna dit, där hjälpbehovet är störst och där behoven anhopas eller förändras. Vi identifierar de lokala behoven tillsammans med avdelningarna och fungerar över avdelnings-, aktionsgrupps- och distriktsgränserna. Vi utnyttjar systematiskt i planeringen information som vi får från hjälpmottagare, frivilliga, avdelningar och verksamhetsmiljön. Vi följer med verksamhetens effekter och förstärkningen i gemenskapernas kristålighet med gemensamt överenskomna metoder.
Delmål
- Avdelningarna gör en analys och riktar in sin verksamhet på basis av identifierade hjälpbehov. (Tyngdpunkter för 2027.)
- Hjälpmottagarna upplever att de får hjälp till ett behov, tyngd på erfarenheter bland människor i sårbar ställning.
- Gemenskapernas kristålighet stärks och den kan bedömas systematiskt.
Tyngdpunkt 2: Skalbar beredskap
Tyngdpunktens kärna:
Vi stärker Röda Korsets förmåga att hjälpa effektivt i olika störnings- och krissituationer överallt i Finland. Vår beredskap bygger på ett antal som överskrider den kritiska gränsen av utbildade och larmbara frivilliga, samarbete mellan avdelningarna och fungerande partnerskap samt förmågan att överföra hjälpresurser dit, där hjälpbehovet är störst. Genom det här säkerställer vi att beredskapen syns som praktisk hjälpberedskap på organisationens alla nivåer.
Delmål:
- Antalet introducerade larmbara frivilliga ökar. (Tyngdpunkter för 2027.)
- Elektroniska beredskapsplaner används och övningar har genomförts enligt dem. (Tyngdpunkter för 2027.)
Tyngdpunkt 3: Mottagande och ledning av frivilliga
Tyngdpunktens kärna:
Vi stärker avdelningarnas förmåga att ta med nya frivilliga i verksamheten och att leda frivilligverksamheten. Vi flyttar ledarskapet närmare den lokala verksamheten för att underlätta för frivilliga att komma med och för att kunna utnyttja de frivilligas kompetens allt bättre för att stärka hjälpberedskapen. Vi koncentrerar mera utbildningssatsningar på de frivilligas ledarskapsutbildning.
Delmål:
- De frivilliga agerar flexibelt över aktionsgrupps-, avdelnings- och distriktsgränserna både på nätet och där hjälpbehovet är störst.
- Antalet frivilliga som utbildats för ledarskap ökar i avdelningen.
- De frivilligas nöjdhet med det lokala ledarskapet stärks. (Tyngdpunkter för 2027.)
- Effektivt mottagande av frivilliga ökar mångfalden bland dem som kommer med i verksamheten och engagerar sig i den (i synnerhet unga, invandrare, personer med funktionsvariation, män). (Tyngdpunkter för 2027.)
Tyngdpunkt 4: Synlig humanitär påverkan
Tyngdpunktens kärna:
Vi stärker Röda Korsets roll lokalt, regionalt och nationellt som en identifierad humanitär aktör. Vi förbättrar insikten om Röda Korsets mandat och uppdrag samt stärker kontakterna till beslutsfattande på alla nivåer. Kommun- och välfärdsområdesavtalen stöder det här arbetet. Vi synliggör humanitär påverkan genom att vara aktivt närvarande lokalt både i vardagen och i störnings- och krissituationer.
Delmål:
- Varje beslutsfattande nivå har kontakt till lokala Röda Korset.
- Alla Röda Korsets aktörer förstår var humanitär påverkan är och hur den syns i vår verksamhet.
- Det humanitära rummet syns och stärks genom vår verksamhet, närvaro och synlighet. (Tyngdpunkter för 2027.)
Identifiera lokala hjälpbehov
Bedöm vilka som är de viktigaste hjälpbehoven i avdelningens område och vilka av dem som Röda Korset på ett ändamålsenligt sätt kan svara på. Granska också vilka som behöver hjälp, vad som sker i området och vad andra aktörer redan gör.
Använd till exempel följande i planeringen:
- erfarenheter från frivilliga och hjälpmottagare
- iakttagelser från samarbetspartner
- information från kommunen och välfärdsområdet
- den strategiska lägesbilden
- information från verksamhetsrapporterna
- avdelningens egen erfarenhetsbaserade kunskap
Fundera samtidigt på vilka av de identifierade hjälpbehoven som Röda Korset bäst kan svara på på egen hand och var måluppfyllelsen förutsätter samarbete med andra avdelningar, distrikt, kommuner, välfärdsområden, organisationer, församlingar eller andra lokala aktörer.
Identifiera avdelningens resurser och styrkor
Fundera på vilka resurser för hjälparbete som står till avdelningens förfogande.
Granska till exempel:
- frivilliga
- kompetens
- verksamhetsgrupper
- samarbetsrelationer
- lokaler och utrustning
- ekonomiska resurser
Välj de viktigaste målen för år 2027
Verksamhetsstrategin är treårig. Avdelningen behöver inte genomföra alla mål redan år 2027.
Utifrån er egen verksamhetsmiljö, de identifierade hjälpbehoven och de resurser som står till förfogande väljer ni de mål och åtgärder som ni fokuserar på under 2027. Ett eller några väl valda mål kan ge större genomslag än en lång lista med halvfärdiga projekt.
Utarbetande, dokumentation och uppföljning av verksamhetsplanen
När ni har granskat verksamhetsstrategin, tyngdpunkterna och resultatmålen samt bedömt de lokala hjälpbehoven och avdelningens resurser, utarbetar ni avdelningens verksamhetsplan för år 2027.
- När ni har kartlagt de lokala hjälpbehoven, säkerställ att avdelningens verksamhet svarar mot dem. Knyt de mål ni valt till avdelningens praktiska verksamhet.
- All verksamhet behöver eller bör inte förändras. Syftet är att identifiera vad som ska fortsätta, vad som ska stärkas, vad som ska förändras och vad som vid behov kan avslutas. Verksamhet kan inledas, utvecklas eller avslutas enligt förändrade behov.
- Välj avdelningens viktigaste mål, kom överens om hur de ska genomföras och fundera på hur framstegen ska följas upp under året. Kom samtidigt överens om ansvar och rutiner för uppföljningen.
- De överenskomna målen, åtgärderna och uppföljningssätten dokumenteras i den gemensamma mallen för verksamhetsplanering. När avdelningarna planerar sin verksamhet enligt samma struktur stöder avdelningarnas arbete de gemensamma målen och planerna bildar en gemensam helhetsbild för hela organisationen. Ni kan bekanta er med formulärets innehåll i förväg med hjälp av Word-mallen.
- Obs! All information som dokumenteras i mallen för verksamhetsplanering är offentlig. Skriv inte in personuppgifter eller annan konfidentiell information i mallen.
- Spara verksamhetsplanen i den gemensamma mallen för verksamhetsplanering. Ni kan spara planen som utkast och komplettera den senare. Efter att planen sparats får ni en sammanfattning av er egen plan för avdelningens bruk.
- Alla avdelningars planer sammanställs till gemensam rapportering. Rapporterna stöder uppföljningen av verksamhetsstrategin, tyngdpunkterna och resultatmålen samt skapandet av en gemensam lägesbild för hela organisationen. Rapporterna är tillgängliga för organisationens frivilliga och anställda.
- Kom redan i planeringsskedet överens om hur genomförandet av verksamhetsplanen ska behandlas i styrelsen under året och hur man informerar även de medlemmar och frivilliga som inte deltog i planeringen om de beslut som fattats. Fundera samtidigt på hur ni vet att målen framskrider och med vilken information ni bedömer framgången under året. Uppföljningen kan till exempel bygga på verksamhetens resultat, de frivilligas erfarenheter, respons eller annan information som är ändamålsenlig för avdelningen.
Mer information om planeringen av avdelningarnas verksamhet:
Maija Erpestad, sakkunnig inom utvecklingen av organisationsverksamheten, Centralbyrån
maija.erpestad@redcross.fi
Verksamhetsplanering – Vanliga frågor
Varför kartläggs hjälpbehov före verksamhetsplaneringen?
Kartläggningen av hjälpbehov skapar grunden för en kunskapsbaserad verksamhetsplanering. När statistik kombineras med hjälpmottagarnas, de frivilligas och samarbetspartnernas erfarenheter och observationer får avdelningen en bättre uppfattning om vilka man bör hjälpa i området, hurdant stöd som behövs och vad avdelningen bäst kan svara mot. På så sätt kan de begränsade resurserna riktas verkningsfullt och verksamheten kan anpassas när behoven förändras.
Var hittar jag information om hjälpbehoven i mitt område?
Vid identifiering av hjälpbehov lönar det sig att använda flera informationskällor. Sådana är till exempel frivilligas och hjälpmottagares erfarenheter, lokal statistik Strategisk lägesbild – Power BI, information publicerad av kommuner och välfärdsområden samt samarbetspartnernas observationer. Det viktigaste är att kombinera statistik med lokal erfarenhetskunskap, så att avdelningen får en så realistisk bild som möjligt av vem som bör hjälpas i området och hurdana behov som kan mötas genom Röda Korsets verksamhet.
Hur används Power BI-vyn i verksamhetsplaneringen?
Power BI-vyn erbjuder avdelningarna lokal statistik till stöd för verksamhetsplaneringen. Dess syfte är inte att ersätta lokal information, utan att komplettera den. Med hjälp av statistik kan man identifiera fenomen och förändringar i verksamhetsmiljön samt jämföra observationer med information från frivilliga, hjälpmottagare och samarbetspartner. På så sätt kan avdelningen motivera sina mål och rikta verksamheten utifrån de identifierade hjälpbehoven. Dessutom sammanställs en gemensam helhetsbild av avdelningarnas verksamhetsplaner i en Power BI-rapport, som kan utnyttjas av organisationens frivilliga och anställda.
Kan avdelningen fortsätta med de nuvarande verksamhetsgrupperna?
Ja, om verksamheten svarar mot de identifierade hjälpbehoven i området och avdelningen har tillräckliga resurser för det. Om kartläggningen inte stöder att den nuvarande verksamheten fortsätter som tidigare, kan verksamheten omriktas eller utvecklas tillsammans med andra avdelningar och partner.
Vad gör man om man inte får med alla i planeringen?
Det lönar sig att bjuda in åtminstone styrelsen, verksamhetsgruppledarna och frivilliga från olika uppdrag till planeringen. Dessutom är det bra att komma överens om hur information om planeringens framskridande och beslut förmedlas till dem som inte kan delta.
Vilket stöd kan avdelningen be om från distriktet eller centralbyrån för verksamhetsplaneringen?
Stöd kan begäras till exempel för att starta den första planeringsomgången, genomföra en workshop samt använda enkäter och blanketter.
Vad gör man om det känns som att det finns för många mål?
Planen ska vara realistisk. Avdelningen kan välja de viktigaste åtgärderna och skriva in dem så att varje mål har en ansvarsperson, en tidtabell och ett tydligt sätt att följa upp framstegen.
Läs mer
Mer information
Röda Korset förnyas:
Utvecklingschef Sanna Pesonen, 040 624 9543, sanna.pesonen@rodakorset.fi
Diskussioner i distrikten:
Distriktens kontaktpersoner eller Maija Erpestad, sakkunnig inom utveckling av organisationsverksamhet maija.erpestad@rodakorset.fi