Steg för att införa Oma i avdelningen
Det är viktigt att varje avdelning använder Oma. Med Oma kan din avdelning ta emot nya frivilliga, samordna verksamheten, skapa verksamhetsgrupper, filtrera frivilliga och skicka meddelanden till avdelningens frivilliga.
Om din avdelning ännu inte använder Oma är det enkelt att komma igång genom att följa instruktionerna nedan. Efter att Oma har tagits i bruk är det viktigt att använda det aktivt och introducera nya ansvariga frivilliga i användning av systemet.
Välj en Oma-huvudanvändare för er avdelning och be distriktets anställda att ge hen användarrättigheter. Mer information om användarnivåerna i Oma finns här.
Valet av Oma-huvudanvändare ska godkännas genom ett beslut i avdelningens styrelse. Med stöd från distriktet ordnas utbildning eller introduktion för Oma-huvudanvändare eller hela avdelningen, där man får bekanta sig med Omas funktioner. Utbildningar kan också ordnas regionalt eller som en del av en uppstartsverkstad.
Omas huvudanvändare ger användarrättigheter till de personer som behöver se frivilligas uppgifter och kunna skapa verksamhetsgrupper.
Verksamhetsgrupper skapas för avdelningen och gruppledare utses. Det säkerställs att gruppledarna kan använda Oma. Mer information om hur Oma används ur en ansvarig frivilligs perspektiv finns här.
Det beslutas vem eller vilka som tar emot nya frivilliga i Oma. Mer om mottagandet av nya frivilliga finns här (på finska): Uusien vastaanotto osastoille.pdf
Rollfördelningen för centrala användare fastställs och de första evenemangen skapas. Alla ansvariga frivilliga i avdelningen uppmuntras att använda grupper och evenemang aktivt.
Informera alla frivilliga och medlemmar i avdelningen om att de ska skapa användarprofiler i Oma.
För nya frivilliga är Oma en naturlig kanal för att komma med i avdelningens verksamhet. För att systemet ska fungera är det dock viktigt att även nuvarande frivilliga känner till Oma och är motiverade att skapa en profil där. Vid införandet av Oma är det särskilt viktigt att satsa på kommunikation via avdelningens olika kanaler, såsom hemsidan, Facebook-sidan, e-post samt utbildningar och andra träffar. För osäkra datoranvändare kan stödträffar, som vid behov kan ordnas, vara till stor hjälp.
Frivilliga som har tillgång till avdelningens administrationsmeny i Oma kan se alla frivilligas frivilligkort i sin helhet. Uppgifterna ska alltid behandlas konfidentiellt och ändamålsenligt.
Oma-huvudanvändare
- Är huvudansvarig och stödperson för Oma i avdelningen
- Ansvarar för att följa upp helhetsbilden av avdelningens användning av Oma
- Fungerar som kontaktperson gentemot distriktet i Oma-relaterade frågor
Mottagare av frivilliga som har skapat användarprofil, t.ex. medlemsansvarig
- Kontaktar nya frivilliga som har registrerat sig i Oma och markerar dem som kontaktade
Gruppledare för verksamhetsgrupper
- Kontaktar personer som ansökt om medlemskap i verksamhetsgruppen (om de inte redan känner dem) och lägger till dem som medlemmar
- Kommunicerar om verksamheten inom gruppen och skapar evenemang i Oma
Övriga ansvariga frivilliga
- Förstår Omas funktionsprinciper
- Kommunicerar med frivilliga via Oma och skapar evenemang vid behov
Supportsidor för Oma-systemet
