Frivilligas kostnadsersättningar

År 2023 godkände Finlands Röda Kors styrelse riktlinjer för frivilligverksamheten. Riktlinjerna definierar de frivilligas roll, rättigheter och skyldigheter inom organisationen.

De frivilliga deltar i verksamheten av egen fri vilja och får ingen lön. I hjälpverksamheten ingår även förtroendeuppdrag, ansvar för avdelningens verksamhet, blodgivning, samt donation av varor, kläder eller pengar.

Enligt riktlinjerna har de frivilliga rätt att få rimlig ersättning för de utgifter som frivilligverksamheten medför.

Syftet med anvisningen är att:

• säkerställa lika möjligheter att delta i frivilligverksamheten
• att klargöra och förenhetliga Finlands Röda Kors praxis för kostnadsersättning.

Riktlinjerna är baserade på Statens resereglemente (2026) och Skatteförvaltningens skatteanvisning gällande frivilligverksamhet Förskottsuppbördsfrågor gällande frivilligverksamhet i allmännyttiga samfund och offentliga samfund (2026). Det finns en separat anvisning för avdelningarna och distrikten, Skatteplikt vid betalning av ersättningar till frivilliga.

Riktlinjerna gäller alla frivilliga inom Finlands Röda Kors som deltar i organisationens verksamhet på riks-, distrikts- eller avdelningsnivå. Anvisningen gäller också frivilligutbildare och personer i förtroendeuppdrag när de utför frivilligarbete. Anvisningen tillämpas inte för anställningsförhållanden eller arvoden, som har separata anvisningar.

I princip ansvarar den frivilliga själv för sina personliga utgifter i anslutning till frivilliguppgifter. I vissa situationer kan uppdragets varaktighet eller karaktär medföra extra kostnader, såsom måltids-, reseeller inkvarteringskostnader I så fall måste kostnaderna beaktas i arrangemangen för verksamheten och i budgeten.

Frivilliga kan också göra på förhand överenskomna inköp för organisationens räkning. Finlands Röda Kors verksamhet baserar sig på dess verksamhetsplan och budget, som också ska ligga till grund för kostnadsersättningarna. Syftet med kostnadsersättningarna är att ersätta de kostnader som organisationens aktörer och evenemangsarrangörer har i samband med Finlands Röda Kors verksamhet. Inköp som görs för en avdelnings, ett distrikts eller centralbyråns bruk kan debiteras den
uppdragsgivande organisationsenheten mot kvittens.

I avtalsenlig beredskapsverksamhet följs i första hand de riktlinjer för kostnadsersättning som nämns i avtalet. 

Frivilliga står för sina egna kostnader för att delta i frivilligverksamhetens evenemang och utbildning.

Om den frivilliga deltar i ett evenemang på initiativ av en organisation och saken har avtalats i förväg, ersätter organisationen helt eller delvist kostnaderna för deltagande enligt som avtalat.

Att delta i evenemang är en viktig del i arbetet med att motivera de frivilliga och stärka deras kompetens, och bör uppmärksammas i budgetar och verksamhetsplaner.

4.1 Resor

Resor ersätts i första hand enligt billigaste tillgängliga kollektiva transportmedel. Undantag från denna grundregel kan dock göras från fall till fall, om det är motiverat. I detta fall kan kilometerersättning för användning av egen bil betalas ut. Ett godtagbart skäl kan vara att användningen av egen bil är ändamålsenlig eller kostnadseffektiv. Undantag måste avtalas i förväg med organisationsparten. Motiveringen till användningen av egen bil ska också anges i reseräkningen. Hälften (50 %) av kilometerersättningen enligt statens resereglemente betalas.

Vi rekommenderar gemensam transport, såsom samåkning. Kostnader för taxi kan ersättas om användningen av taxi är motiverad och har överenskommits på förhand.

4.2 Förutsättningar för ersättning av inkvarteringskostnader

Organisationsparten kan betala ut kan betala ersättning för frivilligas inkvarteringskostnader om följande förutsättningar uppfylls (i enlighet med § 15 om logi- och hotellersättning i statens resereglemente):

• evenemangsplatsen ligger mer än 15 kilometer från den frivilligas hem, och
• den frivilliga har vistats på inkvarteringsorten i minst fyra timmar mellan kl. 21.00 och 07.00, eller under denna tid varit på resa eller uppdrag utanför hemorten, så att inkvartering har varit nödvändig.

Inkvarteringskostnader ersätts som regel inte för en person som är bosatt på evenemangsorten. Om transportförbindelserna är bristfälliga, exempelvis nattetid, kan inkvartering vara motiverad.

4.3 Telefonkostnader

Principen är att en avdelning ska ha en egen anslutning om verksamheten kräver omfattande telefoneller internetanvändning.

Om frivilliguppdraget kräver att den frivilliga använder egen telefon i stor utsträckning kan ersättning för telefonkostnader avtalas på förhand med organisationsparten. Ersättningen ska grunda sig på faktiska, specificerade kostnader. Den som ansöker om ersättning ska lämna en tillförlitlig redogörelse
för de telefonkostnader som ersättningen avser.

Ersättning för telefonkostnader är i regel skattepliktig. Förskottsinnehållning ska verkställas och ersättningen ska anmälas till inkomstregistret. Telefonkostnader kan endast ersättas som kostnader om det av telefonräkningen tydligt framgår vilka samtal ersättningen avser och redovisningen bifogas kostnadsfakturan.

4.4 Utrustning

De frivilliga använder egna kläder och egen utrustning utan separat ersättning. Om det finns särskilda skäl kan den organisation som ansvarar för verksamheten stå för inköp och förvaltning av skyddskläder och skyddsutrustning som behövs i frivilligverksamheten. Inköp av privat utrustning ersätts inte. Om det är ändamålsenligt att använda den frivilligas egen utrustning, såsom verktyg, ska detta avtalas i förväg. Organisationsparten ansvarar för eventuella skador.

4.5 Dagtraktamenten

Dagtraktamente betalas till den frivilliga endast för sådana utlandsresor som har överenskommits separat på förhand. Dagtraktamentets storlek fastställs enligt Skatteförvaltningens tabell ("Maximibeloppen för dagtraktamente för arbetsresa utomlands") (t.ex. år 2026 beslut VH/6575/00.01.00/2025)

4.6. Förmåns- och bonuskort

De frivilligas personliga lojalitets-, bonus- eller förmånskort får inte användas för logi eller andra inköp i samband med frivilligverksamheten eller organisationens inköp, eftersom frivilligverksamheten inte får ge de frivilliga någon personlig ekonomisk nytta.(Se Skatteförvaltningens detaljerade skatteanvisning Förskottsuppbördsfrågor gällande frivilligverksamhet i allmännyttiga samfund och offentliga samfund VH/489/00.01.00/2026)