Taika Vaulo

Taika Vaulo, kandidat till vice ordförande för styrelsen.

1. Frågor om att komma igång 
Vad motiverar dig att ta en förtroendeposition i Finlands Röda Kors just nu?

Jag kandiderar till styrelsens vice ordförande, eftersom jag upplever att vår organisation just nu är omgiven av stora förändringar. Röda Korset gör ett värdefullt och betydelsefullt arbete som humanitär aktör i Finland och internationellt. Jag har själv fått vara med som frivillig inom Röda Korset i redan över sju år, och det finns fortfarande gott om entusiasm och tro på denna kära organisation!

Det som motiverar mig att söka förtroendeuppdraget inom Finlands Röda Kors är särskilt viljan att stärka organisationens gemenskap, utveckla verksamheten långsiktigt samt främja förverkligandet av värderingarna i praktiken i en föränderlig verksamhetsmiljö. Jag ser att vikten av frivilligverksamhet har framhävts ytterligare under de senaste åren, samtidigt som förväntningarna på verksamhetens genomslagskraft, tillgänglighet och transparens har vuxit.

Möjligheten att fungera som brobyggare mellan olika aktörsgrupper – frivilliga, förtroendevalda och anställda – samt säkerställa att var och en upplever sig bli hörd och uppskattad är också en mycket viktig tanke för mig. Jag anser det vara viktigt att organisationens verksamhet inte bara bevarar sin starka värdegrund, utan också förnyas modigt för att svara mot nuvarande och framtida behov.

Jag tror att jag kan tillföra uppdraget en kombination av strategiskt tänkande, praktisk erfarenhet samt förmågan att agera konstruktivt i olika och ibland även utmanande situationer. Jag tänker att mina ledarskaps- och påverkansfärdigheter också kommer till nytta som en del av det strategiska arbete som leds av organisationens styrelse, som en del av planeringen av organisationens framtida verksamhet.

Om du blir utvald, vilket mål kommer du att satsa på under de kommande 12 månaderna? 

Om jag blir vald, förbinder jag mig att främja ett konsekvent genomförande av organisationens verksamhetsstrategi samt att säkerställa att de strategiska målen konkretiseras i den dagliga verksamheten. Jag anser det vara centralt att beslut inte stannar på en abstrakt nivå, utan syns i de frivilligas erfarenhet som tydlighet, smidighet och meningsfullhet. 

Jag förbinder mig att stärka samarbetsstrukturer och verksamhetskultur så att beslutsfattandet baseras på öppenhet, kunskapsbaserat ledarskap och gemensam diskussion. Jag vill också främja verksamhetsmodeller som ökar de frivilligas delaktighet redan i beredningsfasen, då detta förbättrar beslutens kvalitet och engagemanget i att genomföra dem. 

Därtill är mitt mål att utveckla kommunikationen så att den blir ännu mer tillgänglig och begriplig, så att varje aktör – oberoende av roll – vet i vilken riktning vi är på väg och varför. 

Kompetensen hos organisationens styrelsemedlemmar kommer från olika bakgrunder och förmågor, varför jag anser det vara mycket viktigt att vi tillsammans finner gemensamma sätt att påverka och förbinda oss till att förverkliga målen under det kommande året och styrelseperioden. 

För mig är det också mycket viktigt att vi beaktar vikten av det lokala arbete som sker i avdelningarna och i andra lokalt verksamma enheter. Hur identifierar vi de faktorer som möjliggör de frivilligas ork, bygger nya stödsystem eller engagerar nya unga frivilliga? För dessa mål vill jag arbeta tillsammans med kraften i organisationens gemenskap.

2. Strategisk förändring och genomförande 
Beskriv den mest betydande strategiska förändring du har lett i en volontärorganisation eller en miljö med flera aktörer. Vad ändrades, varför och vilka var de mätbara resultaten under 6–12 månader?

Jag har haft en central roll i flera strategiska utvecklingsprocesser, av vilka jag som de mest betydande lyfter fram uppbyggnaden av ett nätverk för unga påverkare samt utvecklingen av en ny arbetsinstruktion gällande förtroendesystemet för unga. Utöver dessa har jag aktivt deltagit i avdelningens strategiarbete samt i fusionsprocessen med en annan avdelning.

Bakgrunden till förändringarna var behovet av att stärka ungas delaktighet, förtydliga beslutsfattandets strukturer samt säkerställa verksamhetens kontinuitet och genomslagskraft. I processerna betonades ett brett inkluderande, beaktande av olika perspektiv samt ett stegvist framskridande, där förändringen byggdes upp tillsammans med aktörerna.

Som mätbara resultat kan nämnas bland annat ett ökat antal påverkansplatser och möjligheter för unga påverkare, tydligare verksamhetsmodeller samt ett förbättrat informationsflöde.

Hur hanterar du motstånd mot förändring bland volontärer eller personal? Vad gör du?

Jag ser förändringsmotstånd som en naturlig och ofta även värdefull del av utvecklingsprocessen. Det tyder på engagemang och en vilja att förstå förändringens effekter.  

Förändringsmotstånd kan härröra från individens olika behov, erfarenheter eller föränderliga faktorer – i negativ eller positiv bemärkelse. Vid stora förändringar strävar jag själv alltid först efter att lugna ner situationen samt utreda utifrån vilka utgångspunkter vi inleder processen. 

Jag närmar mig förändringsmotstånd främst genom att lyssna och sträva efter att förstå de bakomliggande bekymren och perspektiven. Jag utnyttjar kunskapsbaserat ledarskap genom att lyfta fram motiveringarna för förändringen, målen och de förväntade effekterna tydligt och öppet. Dessutom anser jag det vara viktigt att förändringarna genomförs så transparent som möjligt och att deras effekter följs upp och vid behov korrigeras. 

Stora skepp vänder långsamt, och alla förändringsprocesser sker inte på ett ögonblick eller snabbt. Jag anser det vara viktigt att processen utvärderas både under och efter dess gång, samt att verksamheten utifrån den respons eller de observationer som erhållits kan förändras i en ännu bättre riktning i fortsättningen. Som yrkesverksam inom fostransbranschen identifierar jag fungerande processbågar samt sätt att arbeta inom planering, utvärdering och utveckling.

Beskriv en situation där förändringen stred mot principer, opartiskhet eller förtroende. Hur löste du situationen och vad lärde du dig?

Förändringsprocesser innebär oundvikligen situationer där olika värderingar, förväntningar och visioner krockar. Jag har stött på situationer där pressen på snabbt beslutsfattande stod i strid med delaktighet och förtroendebyggande som en del av en stor sammanslagning av två olika avdelningar.

Jag löste situationerna genom att betona transparens, motivera besluten noggrant och säkerställa att olika parter blev hörda. Det var också viktigt att identifiera när beslut måste fattas snabbt, men samtidigt se till att snabbheten inte leder till oaktsamhet eller att förtroendet försvagas.

Som aktör på avdelningsnivå är det också viktigt att identifiera i hur många riktningar det är viktigt att skapa eller upprätthålla förtroendebyggande. Flerdimensionella samarbetsnätverk kräver tid samt uppmuntran till gemensamma aktiviteter som gynnar alla.

Jag har lärt mig att stresstålighet, tydlig kommunikation och fungerande lagarbete är centrala faktorer i utmanande situationer. Dessutom har jag identifierat mina egna styrkor i att agera under press samt att bygga lösningar i samarbete med andra.

Hur använder du information i beslutsfattande?

Mitt beslutsfattande bygger på en systematisk insamling och analys av information. Jag strävar efter att samla in information mångsidigt från olika källor och säkerställa att även minoriteters och tysta rörster perspektiv blir beaktade. 

Jag anser det vara viktigt att informationen som ligger till grund för beslutsfattandet inte förblir fristående, utan att man för en öppen diskussion om den. På så sätt säkerställs en gemensam förståelse samt beslutens kvalitet. Jag fattar inga betydande beslut utan tillräcklig bakgrundsinformation och en noggrann behandling av den.

Hur säkerställer ni att strategiska beslut genomförs på lokal och frivillig nivå? Beskriv metoderna och uppföljning.

Implementering av beslut kräver tydlig, konsekvent och tillgänglig kommunikation. Jag utnyttjar kommunikation i flera kanaler samt visuella medel för att centrala budskap ska vara lätta att förstå.

Jag vill att frivilliga erbjuds möjlighet att delta i diskussionen, ställa frågor och dela med sig av sina erfarenheter. Dessutom ökar möjligheten till inflytande redan i beredningsfasen engagemanget och underlättar genomförandet.

När det gäller uppföljning är det centralt att samla in feedback samt att kontinuerligt utvärdera verksamheten för att säkerställa att besluten förverkligas på avsett sätt.

3. Stärka lokala operationer 
Ge ett framgångsrikt exempel på rekrytering eller engagemang av volontärer (inklusive unga).

Som ett lyckat exempel lyfter jag fram modellen för ungas deltagande budgetering, där unga gavs en verklig möjlighet att påverka planeringen av verksamheten och resursfördelningen. Detta ökade känslan av ägarskap och stärkte engagemanget.

Avdelningens roll var att erbjuda tydliga ramar och stöd, men att lämna plats för kreativitet och eget aktörskap. Dessutom stärktes engagemanget genom flexibilitet: vi krävde inte långvarigt engagemang eller omfattande utbildningsstigar, utan vi värdesatte de frivilligas insats utifrån deras livssituation.

I en situation med knappa resurser: vilka aktiviteter skulle du prioritera och på vilka grunder?

Vid knappa resurser baseras prioriteringen på en aktuell lägesbild av tillgängliga resurser och kompetens. Detta möjliggör en snabb och motiverad reaktion.

I första hand säkerställer jag att de stadgeenliga funktionerna förverkligas samt beredskapen att agera i nödsituationer. I beslutsfattandet betonar jag samarbete: jag hör styrelsen, ansvarspersonerna för verksamhetsgrupperna samt andra centrala aktörer. Dessutom fäster jag särskild uppmärksamhet vid kommunikationen, så att grunderna för prioriteringen är begripliga och förändringarna kan genomföras under kontrollerade former.

Hur tar du hänsyn till tvåspråkighet och regional mångfald vid planeringen av aktiviteter? 

Att beakta tvåspråkighet och mångfald kräver framför allt öppenhet, lyssnande och beredskap att anpassa verksamheten. Alla beslut bör inte fattas utifrån ett antagande om ett enda språk eller en enda verksamhetsmodell.

Jag anser det vara viktigt att verksamheten planeras med hänsyn till lokala behov och att man inte i onödan håller fast vid enbart gamla verksamhetssätt. På så sätt säkerställs att verksamheten är genuint tillgänglig och betydelsefull för olika målgrupper.

4. Samhällelig påverkan och effektivitet 
Beskriv en situation där du behöll opartiskhet trots intressenttryck.

Jag arbetade i ett multiprofessionellt team i ett pedagogiskt sammanhang i en situation där det uppstod betydande åsiktskillnader gällande beslut som rörde arbetsgemenskapen. Olika aktörsgrupper hade motiverade men sinsemellan motstridiga förväntningar, och trycket på beslutsfattandet ökade snabbt. Situationen präglades av ett tryck från intressenter, där de olika parterna strävade efter att påverka slutresultatet utifrån sina egna utgångspunkter. 

Min roll som lärare för barngruppen var att handleda och leda arbetet så att beslutsfattandet förblev opartiskt och baserades på gemensamt accepterade principer. Jag närmade mig situationen genom att bygga upp processen på öppenhet, möjligheten att bli hörd och förtroende. Jag säkerställde att alla parter hade möjlighet att föra fram sina synpunkter och att diskussionen förblev saklig och lösningsorienterad. Jag tog med mig tydliga presentationer, bakgrundsinformation samt anvisningar om iakttagande av principerna för tryggare rum till mötena som en del av samarbetet. 

Jag utnyttjar ett stegvis framskridande där man först identifierade gemensamma mål – särskilt barnens bästa och arbetsgemenskapens funktionalitet – och därefter granskade alternativen mot dessa mål. Kunskapsbaserat ledarskap och transparens i motiveringarna var centrala sätt att balansera olika perspektiv och minska motsättningar. 

Som ett resultat av det flerstegsarbete vi utförde nådde vi en lösning som inte var optimal ur en enskild intressents perspektiv, men som var balanserad och opartisk för helheten och framför allt främjade barnens och arbetsgemenskapens välbefinnande på bästa sätt. Processen stärkte även det ömsesidiga förtroendet och skapade en grund för framtida samarbete. 

Av situationen lärde jag mig att upprätthållande av opartiskhet kräver ett konsekvent agerande, förmåga att tåla press samt beredskap att fatta beslut som inte behagar alla, men som tål en etisk och funktionell granskning. Dessutom stärktes min uppfattning om att en öppen process och genuint deltagande är centrala faktorer för att uppnå hållbara lösningar.

Hur bygger man partnerskap (organisationer, kommuner, företag, utbildningsinstitutioner)?

Jag bygger partnerskap långsiktigt på öppen dialog och förtroende. Jag identifierar gemensamma mål och söker lösningar som skapar mervärde för alla parter.

Jag utnyttjar olika forum och nätverk samt strävar efter att identifiera överlappningar som genom sammanslagning kan effektivisera verksamheten. Dessutom beaktar jag människors mångfaldiga roller i olika gemenskaper, vilket hjälper till att bygga hållbara och fungerande partnerskap.

Hur bedömer du om Finlands Röda Kors aktiviteter kommer att leda till den önskade förändringen (i det tema du valt), och vilka indikatorer eller tecken skulle du övervaka? 

Jag utvärderar effekten genom att kombinera kvantitativa och kvalitativa mätetal. Kvantitativa mätetal, såsom antal deltagare och verksamhetens omfattning, ger en överblick, men kvalitativa mätetal – som erfarenheter, feedback och upplevd meningsfullhet – kompletterar denna bild.

Jag anser det vara viktigt att utvärderingen är kontinuerlig och att dess resultat utnyttjas i utvecklingen av verksamheten. På så sätt säkerställs att verksamheten motsvarar målen och genuint skapar den önskade förändringen.